e. facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías
4. Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.
Fases de la metodología
Dicho modelo se construye a partir de la información que arrojan las mejores prácticas gerenciales que desarrollan las empresas conectadas y en red y de la caracterización de todas las facilidades que ofrecen las tit.
La información que se obtiene permite identificar los asuntos críticos, las áreas de interés y las posibles acciones que será necesario desarrollar para superar la situación actual. De este modo se puede dibujar una aproximación de lo que la empresa debe hacer para orientarse en el sentido y la dirección que el modelo puede contener y sugiere.
a. fase I: superando barreras.
Dotar a la empresa de las tit, es una decisión y un compromiso de la alta dirección y de los dueños de la empresa, independientemente del tamaño que esta tenga. Sobre los dueños recae la responsabilidad de diseñar la estrategia de implantación y evaluar las implicaciones e impactos que su uso provocará en la empresa, así como las restricciones que habrá de enfrentar.
Una de las razones que explica los fracasos y se transforma en barrera para la instalación de las tit radica, precisamente, en las dificultades que tienen los empresarios para percibir los beneficios que su instalación conlleva.
La búsqueda sistemática de información, directamente o a través de terceros, es el paso inicial y una de las primeras tareas que el empresario debe cumplir al momento de instalar las nuevas tecnologías o de avanzar hacia estadios superiores en el uso de las mismas. la decisión, por supuesto, esta articulada a la dinámica y realidad del negocio y en consecuencia no puede concebirse como una mediada genérica; más bien se trata de confeccionar un traje a la medida de la empresa.
Encuesta Nº 1
Las respuestas que se obtengan permitirán al dueño del negocio identificar las áreas en las que debe concentrar la atención. si el número de respuestas negativas excede las positivas, indica que el empresario debe realizar un esfuerzo mayor y que se encuentre en un estadio elemental con respecto a las nuevas tecnologías.
b. fase II: la decisión
Sentido y alcance de instalar Internet. La decisión de instalar las tit sobre todo en la primera etapa, debe estar animada por un propósito específico y con metas y objetivos concretos. Hay empresas que instalan Internet con el objeto de utilizar software y sistemas administrativos, hay otras para los cuales el objetivo es establecer una mejor relación con los proveedores, mientras que otras lo hacen con el fin de promover un a agresiva estrategia de mercado y desarrollar el comercio electrónico.
La decisión esta asociada a las presiones que ejercen los proveedores, grandes compradores, el cluster en el que participa, organismos públicos y clientes sobre la empresa. También se convierte un aliciente para instalas las tit la presión que ejercen los clientes solicitando información, los proveedores efectuando las ventas o requerimientos en línea y las grandes empresas solicitando productos y servicios. Si este fuese el caso de la empresa, es recomendable aprovechar las presiones y convertirlas en una oportunidad para fortalecer el negocio.
La incorporación de Internet en la empresa lleva aparejada una serie de cambios y reacomodos en la organización y de ello debe estar consciente el empresario. Los impactos se hacen sentir en todos los ámbitos. En el ámbito físico, en el cultural, en los procesos organizativos y en la preparación del personal.
Encuesta Nº 2a
Permite evaluar el grado de conciencia del dueño o gerente de la empresa con relación a la instalación de Internet y nuevas tecnologías. En el caso de que prevalezcan las respuestas negativas o poco, es necesario que el empresario evalúe con mayor detenimiento la decisión. Para ello se recomienda continuar con la búsqueda de información, completando la fase i. si por el contrario predominan las respuestas positivas, se recomienda acompañarlas con anotaciones específicas de los objetivos, metas y cambios esperados y previsibles.
c. fase III: caracterización de la situación actual de la empresa.
La decisión de instalar las tit conduce, necesariamente, a la caracterización y evaluación de la situación de la empresa. Del nivel en que se encuentra va a depender la estrategia que se adopte. No es lo mismo desplegar la estrategia en una empresa carente de infraestructura tecnológica o “desconectada”, que en una que dispone de infraestructura y que utiliza parcialmente las posibilidades que ofrece Internet de aquellas otras que ya han transitado un cierto trecho en el campo de las tit.
Encuesta Nº 2b
Permite situar a la empresa en un estadio específico. El análisis general se acompaña de interrogantes específicas que permiten al empresario una mayor precisión acerca de la empresa con respecto al uso de lasa tit.
d. fase IV: Evaluar y preparar a la Organización para la instalación de las TIT.
Pretende, en principio, articular la instalación de las nuevas tecnologías e Internet al plan de negocios y los procesos a desarrollar al interior de la empresa (Dinamizadores Internos). Cubiertas las fases anteriores es necesario pasar ahora a evaluar el alcance e impactos del uso de Internet en cada área o función de la organización.
Para cada área o función se presenta un modelo de referencia que incluye las posibilidades que Internet provee. Además, con el fin de optimizar la decisión, se incorporan también las consecuencias que su uso acarrea a la empresa.
Se Inicia la presentación con el modelo de negocio, el cual aplica a toda empresa u organización, independientemente de la actividad que realiza y del tamaño. Las empresas mantienen relaciones con proveedores de los cuales reciben los insumos y con el mercado y los clientes a los que suministra sus productos y servicios.
La incorporación de Internet en la empresa supone su inserción al mercado global lo que conlleva una creciente competencia que exige de las empresas una mejor gestión que asegure el uso óptimo de todos los recursos para garantizar una mayor productividad y competitividad. Sin embargo, es evidente que incorporar Internet a la empresa hace necesario articular el plan de negocio y la gestión de la empresa con las posibilidades y retos que la conexión ofrece. Es decir, la incorporación de las TIT implica modificar la manera en que la empresa se organiza, planifica y gestiona.
Las TIT hacen factible reducir de modo evidente los costos de la búsqueda y selección de proveedores confiables en todo el mundo. Igualmente, permiten el contacto directo con las empresas con la cual se reduce y altera la labor de las empresas intermediarias, las cuales enfrentan el dilema de transformarse, desvanecerse o desaparecer.
Las empresas proveedoras también están interesadas en desarrollar negocios y mantener relaciones con sus clientes a través de Internet. El uso de la red les permite reducir costos asociados a la elaboración de pedidos, facturas y cobro. En este sentido ejercen una gran presión para que sus clientes instalen las TIT. “Al adquirir equipos y conectarse a la red se puede diversificar la oferta de productos y servicios para los clientes”.
Encuesta Nº 3
Permitirá determinar el interés y motivación de la empresa para instalar Internet con el fin de establecer una mejor relación con los proveedores. También establecer la presión que ejercen las empresas proveedoras para instalar las TIT, así como las facilidades que proporcionan.
Clientes, publicidad y mercadeo. Es el cliente quien proporciona sentido y justificación a cualquier empresa; sin él carece de sentido. Por este motivo, la satisfacción de sus necesidades en términos de calidad, precios, oportunidad de entrega, etc., adquiere una significación medular para el negocio. Internet posee una enorme capacidad de para poder asegurar la satisfacción al cliente, tanto de los actuales como pospotenciales. Además la capacidad de llegar a nuevos clientes, segmentos y mercados a bajo costo.
Las oportunidades que abre Internet en relación con el cliente, se pueden ordenar del siguiente modo:
· Internet proporciona presencia y visibilidad a la empresa. Estar en la red supone un anuncio permanente en las páginas amarillas del directorio mundial, con la ventaja adicional de que el empresario puede modificar cuando lo considere oportuno.
· La empresa puede promocionar los productos y servicios a través de los distintos medios que ofrece Internet. Colocar fotos de los productos y servicios con especificaciones de precios, calidad e información de los servicios de entrega y postventa. También puede construir catálogos versátiles que además se pueden actualizar de manera permanente. La información que está suministrando por este medio llega a cualquier cliente en el mundo.
· Internet es un excelente mecanismo para que los clientes puedan enviar sugerencias, hacer reclamos y quejas y, por supuesto, solicitudes de productos y servicios. La información así obtenida permite identificar problemas comunes y conocer las preguntas frecuentes, identificadas con el acrónimo inglés FAQ (Frecuently Asked Questions).
· Las TIT permiten explorar en tiempo real la tendencia de los consumidores y hacer seguimiento de los cambios en la demanda.
· Por su intermedio es posible desarrollar lo que se conoce como comercio electrónico. Los clientes tienen acceso a los catálogos de productos y servicios, comprarlos y efectuar el pago haciendo uso de medios electrónicos. Por su parte, la empresa verá los pedidos, el pago efectuado y hará la orden de envío a la dirección del cliente.
· También permite a las empresas, construir la información del cliente, lo registran por su nombre, diseñan la historia de consumo, el perfil, características y necesidades.
Como podemos observar, en la relación de la empresa con el cliente, Internet abre un abanico de posibilidades. Por tanto, es necesario hacer una distinción de las características de cada una de ellas para que la empresa pueda adoptar una mejor selección y decisión. En síntesis, podemos decir que las posibilidades más importantes son las siguientes:
· Construcción de bases de datos de los clientes.
· Suministro de información a través del comercio electrónico.
· Páginas Web como instrumento de promoción y presencia en la red.
· Posibilidades de mayor complejidad como el comercio electrónico en sus distintas posibilidades y modalidades.
Para las PyME, estas posibilidades que se abren con Internet tienen una gran relevancia y significación, ya que reducen costos y allanan las dificultades de promoción de la empresa.
Encuesta Nº 4a.
El empresario debe evaluar la relación de la empresa con sus clientes para poder determinar si se justifica instalar Internet para mejorar y facilitar su relación con el mercado que atiende.
Consumidores. Para los compradores y consumidores, el comercio electrónico tiene varias ventajas
· Facilidad de acceso a múltiples ofertas.
· Para el cliente se abre la oportunidad de poder comparar ofertas de precios y calidades en línea. La misma se puede obtener de manera directa a través del contacto con las empresas proveedoras o a través de intermediarios de información.
· Posibilidad de compartir información, las opiniones y evaluaciones que otros clientes han realizado sobre servicios y productos que suministra una determinada empresa.
· La posibilidad de crear redes de consumo y agregar la demanda con lo cual se obtienen precios más favorables.
· Para la empresa también se adicionan las siguientes ventajas:
· Facilidad para llevar estadísticas acerca de los clientes: Perfil de los mismos, tendencias de consumo, entre otros.
· Posibilidades de organizar y sistematizar la oferta, la venta y la atención al cliente.
· Reducción de los costos de atención al cliente y del suministro de productos y servicios.
Encuesta Nº 4b
Permitirá diagnosticar los aspectos referidos a la información, conocimiento, capacidades, del Talento del Humano, así como los beneficios que presenta para la empresa
Administración y gestión de empresa. El área de gestión y administración de la empresa ha sido objeto de una gran atención de parte de las empresas desarrolladoras de software. La gama de posibilidades es muy amplia: Desde los complejos sistemas que utilizan las grandes empresas hasta el más reciente software específico para las PyME.
Las empresas que disponen de nuevas tecnologías pueden potencialmente usar todas las variedades del software que hoy están a su disposición, sin necesidad de estar conectadas a Internet. Para las que están conectadas la gama de aplicaciones se amplía de un modo extraordinario: Pueden acceder a diversas variedades de software, transmitir datos y realizar actividades administrativas en línea.
Utilizar el software e Internet en la gestión diaria de la empresa posee las siguientes ventajas:
· Facilita el manejo del almacén, el inventario, las cuentas por cobrar y pagar, el pago de nómina y el de los proveedores.
· Impacta y facilita el manejo contable y la administración de los archivos de información.
· Permite un mejor control sobre los tiempos de despacho, los tiempos de cobranza y pago a proveedores, el manejo de los esquemas presupuestarios, la información para llevar la contabilidad de costos, etc.
· Permite el suministro de información oportuna y en tiempo real.
· Facilita el saneamiento de la administración y permite detectar a tiempo algún tipo de irregularidad administrativa.
· Finalmente, todo esto contribuye a reducir de manera significativa los costos de la administración de la empresa.
Las facilidades que ofrece para sistematizar los procesos administrativos ha permitido superar la percepción según la cual, las empresas pequeñas no necesitan de tanta sofisticación puesto que pueden llevar la administración a mano, e incluso en la mente.
Encuesta Nº 5ª
Permitirá diagnosticar este aspecto y saber si la empresa posee el conocimiento de los beneficios de su utilización.
Información. Lo extenso de la información que circula en Internet permite afirmar que en la red el empresario puede obtener casi toda la información que requiere: Información económica y social, sobre el marco legal, tendencias laborales, localidades, regiones, sectores de actividad económica, entre muchas más. Una porción significativa de la información que circula en la red es de libre acceso, lo cual significa que a relativamente bajo costo y con un click el empresario puede construir la información que requiere. La información es uno de los componentes indispensables para el diseño de la estrategia y para el proceso de planificación del negocio.
Encuesta Nº 5b
Podrá el empresario diagnosticar si utiliza información comercial de la red y los beneficios que representa su utilización.
Seguridad. Muchos empresarios ven a Internet con recelo y desconfianza, pues la inseguridad se sitúa en los primeros lugares de su preocupación, y es uno de los motivos que explica la desconexión de las empresas. Tanto que el argumento de la inseguridad se erige como uno de los principales frenos a la instalación de las nuevas tecnologías en las empresas.
Ahora bien, el asunto no solo compete a la seguridad de la red y de las empresas responsables de su mantenimiento, también incluye la responsabilidad de la empresa para mantener y garantizar la seguridad de la información que administra y maneja. La empresa, al momento de instalar las nuevas tecnologías e Internet, va a procesar un importante volumen de información de su propio interés, en consecuencia, debe evitar que esta información se pierda. Al perderse la información, además de la gravedad que esto representa, acarrea costos que pueden ser altos.
Los riesgos de pérdida de información son reales y están relacionados con temas técnicos como desperfectos de Hardware, amenazas de programas y sobre todo con la administración de la misma. Por esta razón, se han desarrollado soluciones eficientes tanto en software como en hardware. Compete a quienes dirigen el negocio desplegar la estrategia y las medidas que garanticen la adecuada protección de la información. Se dispone de una serie de herramientas que permite mantener los equipos y respaldar la información para recuperarla en caso de pérdida, tales como: Programas antivirus, programas de seguridad de Internet, cortafuegos (firewalls), antispam y mecanismos que hacen posible optimizar los sistemas.
Encuesta Nº 5c
Permitirá diagnosticar lo que respecta al resguardo y seguridad en la información que la empresa utiliza.
Cooperación y asociatividad. Las nuevas tecnologías, en primer plano, facilitan y propician la creación de redes al interior de la empresa, que permiten:
· Conectar todos los equipos
· Compartir información.
· Compartir recursos como datos y aplicaciones.
· Compartir equipos periféricos.
La segunda dimensión de las redes empresariales se refiere a la creación de enlaces entre empresas. Para las PyMEs, es fundamental desarrollar mecanismos de cooperación con otras empresas a objeto de poder competir y tener éxito en un mercado cada vez más cambiante e impredecible. Entre las formas de cooperación que Internet puede potenciar, se encuentran:
· La cooperación entre empresas para adquirir insumos en mejores condiciones. La agregación de la demanda acrecienta la capacidad de negociación de las pequeñas empresas ante los grandes proveedores. Esto se facilita de modo significativo a través de Internet.
· La cooperación para acceder a los mercados globales. Internet facilita la creación de redes con empresas nacionales e internacionales para acceder a nuevos mercados.
Dado los altos costos que representa el proceso de internacionalización para la PyME, resulta fundamental establecer alianzas y formas asociativas con empresas de otros países. La participación en Internet facilita y acelera este proceso. A través de la red se pueden localizar socios y aliados con lo que se reducen los costos de traslado, estudios e inversión. Obviamente, previo al uso de las TIT lo que se requiere es la decisión y convicción del empresario de querer abrirse a los mercados amplios que brinda la globalización.
Encuesta Nº 6a permitirá diagnosticar lo que respecta al uso y los beneficios que la Cooperación y Asociatividad representa para las empresas
Dinamizadores Externos. Los dinamizadores externos son aquellos que pueden promover y apoyar la incorporación de Internet. Es importante que el empresario comprenda, evalúe, conozca y explore todas las posibilidades que los dinamizadores externos disponibles abren; es fundamental que esté al tanto del provecho que la empresa, en un momento dado, está sacando de los mismos.
Empresas proveedoras de nuevas tecnologías. Las grandes y pequeñas empresas proveedoras de servicios de telecomunicaciones, en todas sus modalidades, están interesadas en apoyar el proceso de expansión e inclusión de las nuevas tecnologías e Internet.
Encuesta Nº 6b
Permitirá evaluar si la empresa se apoya o no de las empresas proveedoras de nueva tecnología, conocer su existencia y los beneficios que ofrecen.
Gobierno electrónico y negocios. De manera creciente, las administraciones públicas en todo el mundo se sirven de las TIT para alcanzar diversos objetivos y producir distintos tipos de transacciones en línea. Los diferentes niveles de la administración pública utilizan Internet de muchas maneras. Una de esas modalidades está orientada a acercar la administración pública al ciudadano: iniciativas y programas, pago de impuestos, información relativa a normas y ordenanzas, entre otras.
Otro de los propósitos es el de la transformación de los procesos organizativos de los organismos públicos con el objeto de aumentar la eficiencia y reducir los costos; lo anterior incluye la creación de mecanismos interactivos, como el de los portales, para que la sociedad pueda realizar los trámites; y las posibilidades de que los mecanismos de compra del Estado sean, en principio, mas democráticos y transparentes.
Las posibilidades que se abren desde el gobierno electrónico son múltiples e incluye aspectos como:
• Información
• Acceso a financiamiento
• Formación
• Pago de impuestos
• Trámites para crear la empresa y para el pago de impuestos
• Creación de marcos jurídicos que le facilitan la adopción de las TIT
• Información de normativas y cambios en el marco legal
Para las empresas de menor dimensión el desarrollo de lo que se conoce como gobierno electrónico es de enorme importancia y utilidad. La capacidad de compra del Estado, a través de Internet, constituye un importante mercado, el cual se democratiza a través de la red.
El empresario debe indagar si el Estado, en sus distintos niveles, está utilizando la red en lo relativo a las compras que este realiza. Un área del gobierno electrónico que ha recibido toda la atención es la relativa al tema del pago y cobro de impuestos a través de Internet. El desarrollo incluye a las instancias de carácter nacional como aquellas de carácter local.
Encuesta No. 6c
Permitirá diagnosticar si el empresa conoce acerca del Gobierno electrónico, el uso y los beneficios que puede obtener la empresa con su utilización.
El ámbito legal y normativo constituye otra posibilidad de acceder a información actualizada y a relativo bajo costo de parte de las pequeñas y medianas empresas. Las grandes empresas suelen estar dotadas de unidades de consultoría jurídica o capacidad para contratar a grandes bufetes que cumplan esta función. Para la pequeña empresa ésta es una inversión que puede reducirse a través de las facilidades que ofrece Internet.
Grandes empresas. El impulso en el empleo de Internet que proviene de las políticas adoptadas por los gobiernos, se complementa con el que impulsan las grandes empresas. La decisión de parte de las grandes empresas de recurrir a Internet para promover sus programas de compra, las subastas públicas y los mercados virtuales o Marketplace que han desarrollado halan poderosamente a los oferentes de productos y servicios para participar en tales negocios. En muchos casos, tales programas de compra y subastas públicas hacen uso de la red y se efectúan a través de ella.
Sistema financiero. La dinámica del sector financiero también se inscribe en esta dirección. Tanto las decisiones que adoptan los inversionistas internacionales, como los propios del sector de productos y servicios financieros demandan el uso de la red, de información en línea, para la toma de decisiones. Esta dinámica se ha sintetizado, bajo la fórmula del e-banco (e-banking) que permite a los usuarios, individual o empresarial, tomar decisiones financieras que considere más adecuadas.
Las facilidades y versatilidad de los servicios que se pueden obtener a través de este medio, como simple pago de la nómina de la empresa, transferencia de pagos, etc., ha estimulado la aparición de nuevos usuarios. Esto viene a reforzar la necesidad de conectarse a la red.
Reducir costos y tiempo. En todas las áreas mencionadas es una constante la posibilidad de reducir los costos de las empresas gracias a la incorporación de Internet y nuevas tecnologías, como requisiciones, búsqueda y selección de personal, administrativo, control, etc. Esto resume los logros, beneficios y resultados que han alcanzado aquellas empresas que decidieron incursionar en el ámbito de las TIT.
e. fase V: Implantación de Internet y Nuevas Tecnologías en la empresa.
El propósito de esta fase es facilitar al empresario la confección de una estrategia a la medida de su empresa, luego de que en las otras fases:
· Entendió las facilidades y oportunidades que abre Internet a la empresa y en particular a la pequeña y mediana.
· A través de la metodología y los cuestionarios de apoyo, entendió el estadio de desarrollo en que se encuentra la empresa con respecto al uso de las TIT.
· Evaluó las implicaciones y efectos que su instalación tendrán en la organización.
· Identificó las áreas de interés y las prioridades de la empresa.
· Esbozó, en consecuencia, la estrategia adecuada.
En consecuencia el ciclo de la gerencia se compone en las siguientes fases:
1. Elaboración del plan
2. Ejecución de lo planificado
3. Seguimiento y evaluación de resultados
4. En la base a las discrepancias entre los resultados obtenidos y los previstos se rediseña el proceso y se reinicia el ciclo gerencial.
Los resultados obtenidos en las guías de preguntas que se suministraron permiten al empresario determinar la situación en la que se encuentra su empresa y formular el plan para la instalación de las TIT. Se recomienda no pretender correr sin antes haber aprendido a caminar. El proceso de instalación se inicia con el plan, igual que una empresa da sus primeros pasos a partir de un plan de negocio.
Al momento de diseñar el plan es recomendable contemplar los siguientes aspectos:
1. Determinación de los objetivos que persigue la empresa con relación al desarrollo de proveedores y la relación con los clientes.
2. Establecimiento de las metas acordes con los objetivos planteados.
3. Estrategia de implantación:
a. Duración de la implantación.
b. Formación del personal.
c. Reorganización para atender las implicaciones organizativas.
d. Los temas de seguridad.
e. Los temas de redes internas.
f. Los temas de redes externas.
g. Evaluación de impactos.
5. Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnologías
Corresponde al empresario identificar el estadio o nivel de desarrollo en que se encuentra su empresa. ¿Cómo hacerlo? Con ese propósito se presenta la metodología de autodiagnóstico. Los resultados de la aplicación permitirán determinar la situación actual de la empresa con respecto a la aplicación de las TIT.
En el siguiente grafico se presenta de modo general y simplificado los estadios en los que se ubica la empresa con respecto al uso de las TIT. Cada estadio demanda la ejecución de acciones y medidas particulares que hacen posible pasar a estadios superiores, de un modo sistemático.
Estadio de las empresas en el uso de las TIT
Con el objeto de realizar la evaluación de la situación actual respecto al estadio particular en el que se sitúa la empresa, se acompaña cada fase con un cuestionario, los mismos contienen una serie de preguntas que el empresario o gerentes deben responder. Las respuestas obtenidas con la aplicación del instrumento permite situar a la empresa en alguno de los estadios señalados y detectar cual es el grado de preparación para hacer uso de las TIT.
Conclusiones del tema
Toda empresa requiere ser evaluada para poder saber que grado de dificultades presenta en relación a las tecnologías de información, permitiéndole que se integre a los nuevos beneficios que ofrece el ramo de la tecnología. Esto le facilita a la empresa saber cual es la importancia en relación a implementar planes de negocios, acuerdos con otras empresas, captar nuevos clientes, estar actualizado con respecto a la información del Internet y a los cambios del marco legal y normativo con la finalidad de evitar posibles debilidades en el desarrollo de una buena gerencia empresarial. Por eso es que nosotros como futuros gerentes debemos tomar la decisión, diseñar la estrategia de implantación y evaluar las implicaciones e impactos que su uso provocará en la empresa, así como las restricciones que habrá de enfrentar.
